Praktijk Syslon 

Deborah Hopstaken

Privacyreglement - Syslon

Voor een goede therapie is het noodzakelijk dat ik, als behandelende therapeut een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO
(Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst). Het dossier bevat aantekeningen over je situatie, persoonlijke omstandigheden, gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandeling.
Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor de therapie noodzakelijk zijn en die ik, na je expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld de huisarts.

Syslon doet er alles aan om je privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens en houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit betekent onder meer:

•een wettelijke geheimhoudingsplicht. (beroepsgeheim)
•werken met een behandelovereenkomst
•bevoegden geen toegang hebben tot je gegevens
•wettelijk verplicht bewaartermijn voor medische gegevens
•wettelijk verplicht bewaartermijn van de financiële administratie
Als behandelende therapeut heb ik als enige toegang tot de gegevens

De gegevens uit je dossier kunnen voor de volgende doelen gebruikt worden:
•om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen nadat je expliciete toestemming hebt gegeven
•te infomeren over wijzigingen van diensten en producten
•Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing
•Een klein deel van de gegevens uit je dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, om de nota op te stellen
Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van je gegevens, dan zal ik je eerst informeren en expliciet je toestemming vragen

Persoonsgegevens die worden verwerkt in een behandelovereenkomst en/of in een sessieverslaglegging
•voornaam- en achternaam
•adresgegevens
•geboortedatum
•telefoonnummer
•e-mailadres
•burgerlijke staat
•beroep
•geslacht
•eventueel toestemmingsverklaring om contact op te nemen met huisarts

De volgende gevoelige en/of bijzondere gegevens worden verwerkt
•gezondheidsklachten fysiek en/of emotioneel
•andere behandelaars medische /psychologisch
•doel/eventuele resultaten van de behandeling
•Eventuele diagnoses
•Sessieverslaglegging
•e-mailuitwisseling en/of briefverkeer

Rechten en plichten voor cliënt
•recht op inzage, correctie en of verwijdering van de beschikbaar gestelde gegevens
•recht om een klacht in te dienen
•verplicht om alle relevante informatie aan de therapeut te verstrekken

Privacy op de nota
Op de nota die je ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat je deze nota zelf kan declareren bij de zorgverzekeraar
•je naam, adres en woonplaats
•je geboortedatum
•polisnummer van de zorgverzekeraar
•de datum van de therapie
•een korte omschrijving van de therapie
•de kosten van het consult

Geautomatiseerde besluitvorming
Syslon neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar bijvoorbeeld een verwerkingspartner van Syslon tussen zit.

Beveiliging van de persoonsgegevens
Syslon neemt de bescherming van de cliëntengegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

•digitale dossiers worden beveiligd met wachtwoorden. De laptop wordt in een aparte ruimte en in een afgesloten kast bewaard. Als ZZP´er heeft alleen Deborah Hopstaken, eigenaar van Syslon, toegang tot deze gegevens.
•met mijn collega's of in supervisiegroepen kan de casuïstiek uit de praktijk worden besproken. Dit gebeurt altijd anoniem en onherkenbaar.

•digitale informatie zoals nota's en uitwerken van scangegevens worden beveiligd door een wachtwoord. Doordat regelmatig de laatste updateversie geïnstalleerd wordt, wordt zorggedragen voor een optimale beveiliging van de software.

Omgang met datalek
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (ook therapeuten) direct binnen 72 uur na het datalek een melding doen bij de Autoriteiten Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen. Syslon hoeft een datalek alleen te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of als er een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. Dit is het geval als er bij het datalek ofwel persoonsgegevens verloren zijn gegaan ofwel onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet is uit te sluiten. Syslon hoeft de betrokkenen (de cliënten van wie gegevens werden verwerkt) alleen te informeren als een datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer. Dit kan het geval zijn als er gegevens van gevoelige aard zijn gelekt die door derden kunnen worden misbruikt.

Delen van persoonsgegevens met derden
Syslon verstrekt uitsluitend en alleen aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Verwerkingspartners
Syslon deelt geen persoonsgegevens met externe partners en heeft zodoende geen verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Informeren van de cliënt over de privacy maatregelen
Syslon informeert de cliënten tijdens de intake over de dossierplicht en privacy maatregelen.

Klachtenregeling
In geval van klachten is het eerste doel om je onvrede eerst met de therapeut te bespreken en te kijken of je er samen uit kunt komen. Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk (per mail: info@syslon.nl) worden ingediend. Na ontvangst wordt de klacht zo snel mogelijk, binnen 2 weken, met je besproken en kijkt de therapeut samen met je naar oplossingen of verdere stappen. Mocht dit om welke reden dan ook niet mogelijk zijn, dan word je hierover geïnformeerd door Syslon. Na afhandelen van de klachtenprocedure ontvangt je een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure. Alles zal schriftelijk worden vastgelegd. Er zal zorgvuldig worden omgegaan met de verkregen informatie. Lukt het niet er samen uit te komen, dan kunt je je beroepen op de onafhankelijke klachtenprocedure van het NVPA, de klachtenfunctionaris dan wel de geschilleninstantie SCAG.De procedure is te vinden op de website www.nvpa.org / www.rbcz.nu en via de praktijkwebsite. Syslon voldoet hiermee aan de eisen van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Wanneer je een klacht indient via het NVPA/RBCZ, de klachtenfunctionaris, dien je de therapeut te allen tijde vooraf te informeren.

Aansprakelijkheid
Je bent zelf verantwoordelijk voor het geven, gevraagd of ongevraagd, van de juiste informatie tijdens het traject. Je bent verantwoordelijk voor je eigen proces. Dit betekent dat als je vindt dat de behandeling niet helpt, je iets niet begrijpt of het ergens niet mee eens bent, je dit altijd zelf bij de therapeut aangeeft. Dit geldt ook voor eventuele wijzigingen ten aanzien van het medicijngebruik, gezondheid, zorgverzekering, huisarts, NAW-gegevens et cetera. Syslon is niet aansprakelijk voor materiële schade die je hebt geleden door het bezoeken van de praktijk. Dit geldt tevens voor zoekgeraakte eigendommen en overige goederen of beschadiging van materialen die in je eigendom zijn, tijdens of na een bezoek aan Syslon.